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Parcours et démarches

Bordereau et fichiers : faire concorder les pièces avant l’envoi

Pour qui : Vous préparez un jeu de pièces dont les numéros ont évolué pendant la rédaction et les échanges de versions.

Recherche documentaire des 5 et 6 novembre 2026 ; aucun logiciel essayé. Les aides institutionnelles sont distinctes des fonctions d’un logiciel métier.

Notre avis

Faites contrôler le bordereau contre le jeu effectivement préparé pour l’envoi. La qualité d’un résumé ou la réussite de l’import ne démontrent pas que chaque numéro mène au bon document et à la bonne version.

Dans l’ordre

  1. Partir de la communication des pièces
  2. Vérifier le numéro, le contenu et la version
  3. Valider le paquet final

Pourquoi

  • Un inventaire de pièces fictives avec numéros, noms, versions, bordereau et confirmation sur le jeu effectivement prévisualisé.
  • Le livrable est un contrôle de concordance et de communication ; distinct de la rédaction de conclusions ou du résumé d’un dossier.

Ce qui change le choix

Pour quelques pièces stables, une relecture manuelle côte à côte peut être plus simple et plus rapide qu’un module supplémentaire.

Partir de la communication des pièces

L’article 5.5 du RIN prévoit des pièces numérotées et accompagnées d’un bordereau daté et signé. Il exige aussi, pour la communication électronique évoquée, de justifier la réception effective. Ce cadre concerne la communication ; il ne doit pas être cité comme simple règle de nommage de fichiers.

Préparez un bordereau fictif et un jeu où une pièce a été remplacée, une autre manque et deux fichiers portent presque le même nom. Le résultat attendu est une liste d’écarts que l’avocat peut trancher avant l’envoi.

Vérifier le numéro, le contenu et la version

Comparez chaque ligne du bordereau au document ouvert, et non au seul nom du fichier. Une pièce peut avoir conservé son nom après modification. Contrôlez aussi les annexes regroupées et les documents qui ont été divisés pour respecter une limite de volume.

Si un assistant propose une renumérotation, demandez ce qu’il modifie réellement : bordereau, noms des fichiers, références dans les écritures ou simple tableau de travail. Une modification partielle peut créer une nouvelle incohérence. Aucune fonction de ce type n’est présumée disponible chez un fournisseur.

Valider le paquet final

Dans e-Barreau, l’aide décrit la prévisualisation des pièces avant confirmation. Faites intervenir le contrôle de concordance sur ce jeu final, après les éventuelles conversions. Un inventaire établi avant la dernière modification ne suffit plus.

Gardez bordereau validé, fichiers correspondants et traces obtenues par le parcours retenu. Le cabinet doit pouvoir expliquer ce qui a été préparé et transmis. Cette méthode ne conclut pas à la recevabilité d’une communication particulière : les règles de la procédure restent à examiner par l’avocat.

Limites

Méthode de choix proposée sans essai produit. Les fonctions d’un logiciel tiers doivent être documentées pour l’édition et le contrat choisis. Utilisez un cas entièrement fictif en démonstration ; l’avocat conserve les contrôles relevant de son exercice.

Prochaine action

Construisez un lot fictif avec une pièce manquante et une mauvaise version ; demandez un contrôle de concordance avant l’aperçu final.

Preuves et sources

Ce qui relève d’un fait lu, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Notre méthode